ESPACE NOTARIAL 

Conditions Générales d’Utilisation

 

 

L’étude notariale (ci-après « le Notaire ») ouvre à l’utilisateur (ci-après « l’Utilisateur ») un droit d’accès à un espace de données dématérialisées dénommé « ESPACE NOTARIAL ».

 

En conséquence, l’Utilisateur :

  • déclare avoir pris connaissance des présentes Conditions Générales d’Utilisation (CGU) et du manuel d’utilisation de L’ESPACE NOTARIAL. Ces CGU et le manuel d’utilisation peuvent être mis à jour par le Notaire et l’Utilisateur doit se reporter à la dernière version accessible mise à jour.
  • s’engage à respecter et les procédures de fonctionnement de ce service.

 

 

1 - Objet de L’ESPACE NOTARIAL

 

L’ESPACE NOTARIAL est un espace de travail professionnel sécurisé et confidentiel (réseau sécurisé, accès par login/mot de passe personnels, hébergement auprès d’un professionnel) mis par le Notaire à la disposition de ses clients et intervenants au dossier (le Dossier), destiné à la préparation des actes constitutifs du Dossier et à l’information des différentes parties et des intervenants sur leur état d’avancement et les éléments nécessaires à cet avancement.

 

Il permet à cette fin de communiquer, partager et échanger via Internet des documents et des commentaires sur ces documents en les rendant accessibles aux seules personnes concernées par le Dossier et autorisées par le Notaire.

 

L’ensemble des informations accessibles est soumis aux règles relatives au secret professionnel.

 

L’ESPACE NOTARIAL peut, accessoirement au traitement d’un dossier, servir à la diffusion d’informations d’ordre général sur les relations du Notaire avec les Utilisateurs.

 

Toute autre utilisation de L’ESPACE NOTARIAL est interdite.

 

 

2 - Accès à L’ESPACE NOTARIAL 

 

2.1 - Pour se connecter à L’ESPACE NOTARIAL, l’Utilisateur se voit attribuer par le Notaire un identifiant (login) et un mot de passe personnels.

 

Préalablement à cette délivrance, l’Utilisateur justifie auprès du Notaire de son identité, de sa qualité, de sa capacité juridique et de ses pouvoirs.

 

Dans le cas des personnes morales, l’identifiant (login) et le mot de passe sont délivrés à ses représentants légaux en exercice et/ou à toute personne dûment mandatée, et à titre personnel. En cas de modification dans la personne des représentants ou des mandataires, il appartient à la personne morale d’en aviser le Notaire immédiatement par écrit afin qu’un nouvel identifiant et un nouveau mot de passe personnels puissent être attribués.

 

2.2 - L’Utilisateur s’engage à maintenir confidentiels ses identifiants et ses mots de passe et doit les protéger contre tout accès ou divulgation auprès de tiers.

 

L’Utilisateur est seul responsable de la confidentialité et de l’usage strictement personnel de ses identifiants et mots de passe et garantit le Notaire à ce titre.

 

Il appartient à l’Utilisateur de se conformer aux règles et aux bonnes pratiques en matière de confidentialité et de sécurité des identifiants et des mots de passe : changement du mot de passe lors du premier accès, choix adapté du mot de passe, renouvellements réguliers, information sans délai du Notaire en cas de compromission ou de suspicion de compromission, etc.

 

L’Utilisateur est seul responsable des conséquences dommageables pour le Notaire, ses clients ou les tiers qui pourraient résulter d’un retard dans toute notification du Notaire en cas de compromission (dont perte de confidentialité) ou de suspicion de compromission des identifiants et des mots de passe ou encore de changement d’Utilisateur pour une personne morale (départ, retrait des droits,…).

 

Le fait d’indiquer l’identifiant et le mot de passe (provisoire ou nouveau) donné par le Notaire vaut preuve de l’identification de l’Utilisateur lors de tout fait ou acte de sa part sur  L’ESPACE NOTARIAL (accès, consultation, utilisation, publication, partage, suppression…) et de l’imputabilité à l’Utilisateur de tout fait ou de tout acte qui s’y rapporte. L’utilisation de l’identifiant et du mot de passe de l’Utilisateur fait également foi auprès du Notaire même en cas de prêt, de perte, de vol ou de négligence de l’un ou l’autre de ceux-ci.

 

 

3 - Rôle et droits du Notaire

 

3.1 - L’accès à L’ESPACE NOTARIAL se fait sur décision discrétionnaire du Notaire, lequel est seul juge de l’opportunité d’ouvrir l’accès à un Utilisateur à tout ou partie de L’ESPACE NOTARIAL et de le clore.

 

Le Notaire, ou le collaborateur de l’office notarial en charge du Dossier, administre L’ESPACE NOTARIAL dédié à ce Dossier. A ce titre :

  • Il détermine la liste des personnes ayant accès à L’ESPACE NOTARIAL;
  • Il détermine les droits de chaque Utilisateur (publication de documents, suppression de documents publiés, publication de commentaires, …) et leur durée ;
  • Il gère les espaces clients (ouverture et fermeture d’espace, publication, suppression et déplacement de documents et de commentaire, modification de libellés, remise en ligne de documents ou commentaires supprimés, suppressions d’informations obsolètes, diffusion d’un bulletin d’informations).

 

3.2 - Dans l’élaboration des actes qu’il doit établir, le Notaire reste libre d’apprécier l’intérêt, la portée et l’opportunité de prendre en considération les éléments, modifications et commentaires publiés sur L’ESPACE NOTARIAL par l’Utilisateur, si ce dernier dispose des droits lui permettant cette manipulation.

 

3.3 - Tous les documents, commentaires et autres éléments communiqués, partagés et échangés entre le Notaire et les Utilisateurs sur L’ESPACE NOTARIAL ne présentent qu’un caractère informatif et n’ont aucune valeur d’acte, de copie d’acte, d’engagement, de décision, d’ordre, de notification, de novation ou de preuve, tant à l’égard du Notaire et des Utilisateurs qu’à celui des tiers, même s’ils sont signés électroniquement, sauf disposition contraire d’ordre public.

 

Toutefois, le Notaire pourra convenir avec les Utilisateurs de son choix, par convention écrite et spécifique, de conférer une force juridique et probante particulière à certains documents, messages, commentaires ou autres éléments du dossier ou de L’ESPACE NOTARIAL, signés ou non électroniquement.

 

3.4 - Tous les éléments de L’ESPACE NOTARIAL (en ce compris les éléments publiés) qu’ils soient écrits, visuels ou sonores, y compris la technologie sous-jacente, sont protégés par la loi (droit d’auteur, droit des marques…).

 

Ils sont la propriété exclusive du Notaire ou du titulaire des droits ayant concédés tout ou partie des droits au Notaire pour les besoins de la fourniture de L’ESPACE NOTARIAL.

 

L’Utilisateur n’acquiert aucun droit sur ces éléments et s’interdit de les reproduire, les représenter ou les contrefaire et ce, de quelque façon et sur quelque support que ce soit.

 

L’Utilisateur concède au Notaire, par la publication d’un élément sur L’ESPACE NOTARIAL, le droit de le reproduire, l’utiliser, le représenter, le traduire, l’adapter et le conserver dans le cadre de ses activités notariales. Cette concession est valable pour le monde entier et pour la durée de protection légale des droits cédés d'après les législations tant françaises qu'étrangères et les conventions internationales actuelles ou futures applicables, y compris les prolongations qui pourraient être apportées à cette durée. L’Utilisateur garantit détenir l’ensemble des autorisations et des droits nécessaires sur les éléments pour les publier au sein de L’ESPACE NOTARIAL et pour la présente concession au Notaire et, garantit le Notaire de toutes les conséquences qui pourraient en résulter.

 

 

4 - Obligations de l’Utilisateur

 

L’Utilisateur, qu’il agisse personnellement ou en qualité de représentant d’une personne morale ou physique, s’engage à n’accéder à L’ESPACE NOTARIAL que personnellement et à n’en déléguer l’accès et l’utilisation à quiconque.

 

Il est en toute circonstance engagé tant à l’égard du Notaire que des autres Utilisateurs par l’utilisation de son identifiant (login) et de son mot de passe qui lui ont été délivrés à titre strictement personnel.

Il informera par écrit sans délai le Notaire de tout changement intervenu dans son identité, sa qualité, sa capacité, ses pouvoirs et ceux de son représentant ou mandataire.

 

L’Utilisateur s’engage à n’accéder et à utiliser L’ESPACE NOTARIAL que dans le cadre du Dossier pour lequel il a été ouvert et de l’objet de ce service, pour ce qui est nécessaire à l’avancement du Dossier, avec loyauté et esprit constructif, dans le respect des droits des autres Utilisateurs, de la loi et de l’ordre public.

 

Il n’utilisera pas ESPACE NOTARIAL comme une messagerie à l’égard du Notaire et des autres Utilisateurs et regroupera autant que possible ses interventions.

 

Dans le respect de ces obligations, l’Utilisateur s’attachera à utiliser L’ESPACE NOTARIAL, par préférence à tout autre moyen, pour participer à l’avancement du Dossier et suivre son évolution.

 

 

5 - Contenu illicite

 

L’Utilisateur garantit le Notaire que la nature, le contenu ou les caractéristiques des documents, des informations, commentaires, échanges et autres éléments qu’il serait à même de fournir au titre de l’utilisation de L’ESPACE NOTARIAL, même pour une infime partie, ne contreviennent pas aux lois et règlements en vigueur (ainsi qu’à toute loi étrangère à laquelle il serait soumis) et ne comportent aucun contenu illicite, de quelque nature que ce soit et sous quelque forme que ce soit, ou qui soit contraire à l’ordre public et aux bonnes mœurs, ou porterait atteinte à la sécurité et aux intérêts de la France, ou de tout autre Etat.

 

L’Utilisateur s’assurera notamment que les informations qu’il fournit :

  • ne contreviennent en aucun cas aux droits d’auteur, aux droits des marques ou, plus généralement à tout droit de propriété intellectuelle ou industrielle détenu par un tiers ;
  • ne contreviennent en aucun cas à la réglementation en vigueur relative au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel ;
  • ne comportent pas d’éléments diffamatoires ou injurieux envers toute personne physique ou morale;
  • n’incluent pas de contenu obscène, séditieux, blasphématoire, négationniste ou incitant à la haine raciale.

 

L’Utilisateur garantit le Notaire de tout recours de tiers qui résulterait de la violation de leurs droits ou de toute autre atteinte les concernant.

 

 

6 - Protection des données à caractère personnel

 

6.1 - Les données à caractère personnel sont traitées exclusivement par le Notaire en sa qualité de responsable du traitement de données.

 

Elles sont nécessaires à la fourniture de l’accès et au fonctionnement de L’ESPACE NOTARIAL. Le défaut de communication de ces données aura pour seule conséquence de ne pas permettre l’accès ou l’utilisation du service.

 

Les destinataires de ces données sont le Notaire et le cas échéant, les services techniques de ses sous-traitants pour des raisons de maintenance et de sécurité du service.

 

6.2 - Conformément à la loi «informatique et libertés» n°78-17 du 6 janvier 1978, l’Utilisateur dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification, de correction, de mise à jour et de suppression de ses données. Il peut également s’opposer au traitement de ses données pour des motifs légitimes ou, en matière de prospection, pour quelque raison que ce soit.

 

Si l’Utilisateur souhaite exercer ces droits, il peut adresser au Notaire, à l'attention du Correspondant Informatique et Libertés, soit un courrier à son adresse postale du Notaire, soit un courriel à l’adresse mail du Notaire ou de son collaborateur en charge du Dossier.

 

6.3 - L’Utilisateur est seul responsable de la fourniture de la présente information auprès de son personnel.

 

6.4 - Les données automatiquement recueillies concernent les données de connexion, de téléchargement et de navigation sur L’ESPACE NOTARIAL aux fins de facilité la connexion de l’Utilisateur, de vérifier la sécurité de l’espace de données dématérialisées et d’établir des statistiques sur la fréquentation et l’usage de L’ESPACE NOTARIAL (données de connexion, données de téléchargements, dates, heures, volume, types de fichiers téléchargés …).

 

L’Utilisateur est informé qu’un cookie dit de session est utilisé durant sa connexion à L’ESPACE NOTARIAL. Il n’est pas conservé sur l’ordinateur lorsque l’Utilisateur quitte L’ESPACE NOTARIAL. Lors d’une connexion ultérieure, l’ordinateur de l’Utilisateur n’a conservé aucune information concernant une précédente visite.

 

Afin de faciliter l’accès à L’ESPACE NOTARIAL, le navigateur de l’abonné peut lui proposer de garder en mémoire son identifiant et son mot de passe. Cette action est déclenchée volontairement par l’Utilisateur afin de lui permettre ainsi un accès simplifié lors de ses prochaines visites. Compte-tenu de la confidentialité attachée à L’ESPACE NOTARIAL, il est hautement recommandé de ne pas utiliser cette option. De plus amples informations sur les cookies peuvent être trouvées sur le site édité par Microsoft à l'adresse suivante : http://www.microsoft.com/info/cookies.htm

 

7 - Conservation des éléments publiés sur L’ESPACE NOTARIAL

 

Le Notaire décide de l’opportunité de conserver les éléments publiés pour son propre usage. Il appartient à chaque Utilisateur de procéder à une copie en temps réel des éléments qu’il souhaite conserver.

 

 

8 - Responsabilité - Durée - Résiliation

 

Chacune des parties est responsable du respect de ses obligations au titre des présentes conditions d’utilisation de L’ESPACE NOTARIAL et de son manuel d’utilisation.

 

Les CGU s’appliquent pendant toute la durée de mise en ligne de L’ESPACE NOTARIAL et d’autorisation d’accès de l’Utilisateur fournie par le Notaire.

 

Le Notaire peut à tout moment, sans délai et sans justification, retirer l’accès d’un Utilisateur.

 

En cas de manquement de la part de l’Utilisateur à l’une des dispositions des présentes conditions générales, le Notaire peut mettre fin à l’accès à L’ESPACE NOTARIAL et à la présente relation contractuelle, sans préavis ni mise en demeure. Cette résiliation intervient sans préjudice de tous les dommages et intérêts qui pourraient être réclamés par le Notaire à l’Utilisateur ou ses ayants droit en réparation du préjudice subi du fait du ou des manquements.

 

Le Notaire n’est pas responsable des pertes de données ou des retards dans l’avancement ou dans l’aboutissement d’un Dossier qui pourraient résulter d’une interruption ou d’une suspension de L’ESPACE NOTARIAL, quelle qu’en soit la durée.

 

 

9 - Loi Applicable - Compétence - Domicile

 

Les présentes conditions et les relations entre les parties sont régies par la loi française.

 

En cas de différend concernant l’acceptation, l’exécution ou l’interprétation des présentes conditions générales et après recherche infructueuse d’une solution amiable, compétence expresse et exclusive est attribuée aux tribunaux français compétents, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d’urgence ou les procédures conservatoires, en référé ou par requête.

 

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